Publié par : Anaëlle Quivrin-Tessier — Rédactrice spécialisée en entrepreneuriat
Une société relevant de la catégorie des micro-entreprises peut déposer ses comptes annuels sans les rendre accessibles au public, à condition de joindre une déclaration de confidentialité conforme. Le dépôt reste obligatoire : seule la publicité des documents est limitée. La demande doit être préparée en même temps que les comptes, car l’oubli de la déclaration entraîne en principe leur publication normale.
Ce que protège réellement la déclaration de confidentialité
La déclaration de confidentialité des comptes annuels permet à une société éligible de demander que son bilan, son compte de résultat et son annexe ne soient pas rendus publics au registre du commerce et des sociétés. Elle ne dispense donc ni d’établir les comptes annuels, ni de les déposer au greffe du tribunal de commerce ou par le canal en ligne applicable.
L’intérêt est concret pour une petite structure : limiter l’exposition de sa marge, de sa trésorerie, de son niveau d’endettement ou de ses choix d’investissement face aux concurrents, aux fournisseurs et aux prospects. La confidentialité ne fait pas disparaître les informations. Les autorités et organismes légalement habilités conservent un accès aux comptes dans le cadre de leurs missions.
Dépôt obligatoire, publicité limitée
Il faut distinguer deux obligations souvent confondues. Le dépôt des comptes annuels consiste à transmettre les documents comptables au registre compétent. La publicité désigne leur consultation par le public. Une micro-entreprise éligible reste tenue de déposer des comptes complets, mais peut demander leur confidentialité totale. La déclaration est donc une protection encadrée, et non une exemption comptable.
Une protection ciblée des informations financières
La confidentialité évite que les chiffres détaillés deviennent directement exploitables par un concurrent ou un partenaire commercial. Une jeune société peut ainsi préserver sa politique de prix, sa rentabilité ou le rythme de ses recrutements, tout en conservant une comptabilité rigoureuse et des échanges transparents avec sa banque, son expert-comptable ou les administrations habilitées.
Cette protection dépend toutefois de la conformité du dépôt. Si la déclaration manque, n’est pas signée ou ne correspond pas à la situation de la société, les comptes peuvent être publiés normalement. Le dirigeant doit donc vérifier l’éligibilité et les mentions du formulaire avant la transmission.
Vérifier si la société entre dans la catégorie des micro-entreprises
Dans cette démarche, le terme « micro-entreprise » ne désigne pas le régime de l’auto-entrepreneur. Il s’agit d’une catégorie comptable prévue par le Code de commerce. Pour l’exercice concerné, la société ne doit pas dépasser au moins deux des trois seuils suivants, appréciés sur une base annuelle :
| Critère | Seuil de micro-entreprise | Ce qu’il mesure |
|---|---|---|
| Total du bilan | 450 000 euros | La valeur totale des actifs inscrits au bilan |
| Chiffre d’affaires net | 900 000 euros | Les ventes et prestations de l’exercice, hors taxes selon les règles comptables applicables |
| Effectif moyen | 10 salariés | Le nombre moyen de salariés employés pendant l’exercice |
La règle est simple : une société qui dépasse au moins deux de ces trois seuils ne peut pas être regardée comme une micro-entreprise pour l’exercice en cause. À l’inverse, le dépassement d’un seul seuil n’empêche pas, à lui seul, de relever de cette catégorie. Les trois données doivent être examinées ensemble après la clôture de l’exercice.
Un exemple pour éviter une mauvaise lecture des seuils
Une SASU réalise 980 000 euros de chiffre d’affaires net, affiche un total de bilan de 320 000 euros et emploie en moyenne 4 salariés. Elle dépasse le seuil de chiffre d’affaires, mais reste sous les deux autres limites. Elle ne dépasse donc qu’un critère et peut, sous réserve des exclusions légales, demander la confidentialité.
À l’inverse, une EURL avec 950 000 euros de chiffre d’affaires et 500 000 euros de bilan dépasse deux seuils, même si elle n’a que 3 salariés. Elle n’est plus éligible au dispositif de confidentialité totale des micro-entreprises pour l’exercice concerné.
Activités et situations qui ferment l’accès au dispositif
Le respect des seuils ne suffit pas toujours. Certaines entreprises sont exclues de la confidentialité totale en raison de leur activité, de leur rôle économique ou de leur structure. La vérification doit donc porter sur les chiffres et sur la situation juridique de la société.
- Les établissements de crédit, sociétés de financement et établissements de monnaie électronique ne peuvent pas bénéficier du dispositif.
- Les entreprises d’assurance, de réassurance, les mutuelles, les institutions de prévoyance et les structures assimilées sont exclues.
- Les sociétés dont les titres financiers sont admis aux négociations sur un marché réglementé ne sont pas concernées.
- Les entreprises faisant appel à la générosité publique peuvent être exclues.
- Les sociétés exerçant une activité de gestion de titres de participations ou de valeurs mobilières sont également visées par les exclusions.
- Une société appartenant à un groupe au sens des règles de consolidation doit faire l’objet d’une analyse particulière et ne bénéficie pas automatiquement du régime.
Avant de signer, le dirigeant doit apprécier l’activité réellement exercée, l’existence éventuelle d’une société mère ou de filiales et la nature des actifs détenus. Une holding, par exemple, ne doit pas déduire son éligibilité de ses seuls montants de bilan et de chiffre d’affaires.
En cas de doute sur l’activité ou sur l’appartenance à un groupe, un avis comptable ou juridique est préférable avant le dépôt. L’attestation remise par le représentant légal doit correspondre à la situation réelle de la société.
Préparer et déposer une déclaration sans pièce manquante
La déclaration de confidentialité doit accompagner le dépôt des comptes annuels. Elle est déposée auprès du greffe compétent ou transmise par la procédure en ligne du Guichet Unique. Il ne faut pas attendre la publication pour tenter de réclamer la confidentialité : la demande intervient au moment du dépôt.
Un oubli peut donc avoir une conséquence immédiate : les comptes sont alors susceptibles d’être publiés selon la procédure normale. La déclaration doit être jointe au même envoi que les comptes, et non préparée comme une formalité distincte après leur transmission.
Les documents à réunir avant l’envoi
Le dossier comprend les comptes annuels établis pour l’exercice clos et la déclaration de confidentialité. Selon la forme sociale et la situation de la société, le dépôt peut aussi comporter les documents habituellement requis au titre de l’approbation des comptes. Les frais de greffe dépendent du mode de dépôt et de la formalité concernée ; il convient de les vérifier au moment de la transmission.
- Finaliser le bilan, le compte de résultat et l’annexe, lorsqu’elle est requise.
- Contrôler le total du bilan, le chiffre d’affaires net et l’effectif moyen de l’exercice.
- Vérifier qu’aucune exclusion liée à l’activité ou au groupe ne s’applique.
- Utiliser le modèle-type officiel de déclaration de confidentialité proposé par l’administration.
- Renseigner l’identité de la société, l’exercice concerné et l’attestation sur l’honneur.
- Faire dater et signer la déclaration par le représentant légal.
- Déposer simultanément les comptes et la déclaration.
Comment remplir le modèle officiel
Le modèle-type de déclaration de confidentialité est disponible sur les services administratifs dédiés aux entreprises. Il doit être rempli avec attention, notamment pour la dénomination sociale, le numéro d’immatriculation au RCS, l’exercice clos et la qualité du signataire.
Le représentant légal atteste que la société répond aux conditions prévues par le Code de commerce et qu’elle n’appartient pas à une catégorie exclue. Cette attestation engage la société sur les informations déclarées. Les seuils et les exclusions doivent donc avoir été vérifiés avant la signature.
La date et la signature ne sont pas de simples détails formels. Une déclaration incomplète, non signée ou contradictoire avec les comptes déposés peut empêcher le traitement de la demande. Conservez une copie datée de l’ensemble transmis, y compris l’accusé de réception du dépôt en ligne ou le justificatif délivré par le greffe.
Ne pas confondre micro-entreprise comptable et auto-entrepreneur
Le terme « micro-entreprise » recouvre deux réalités différentes. D’un côté, la micro-entreprise au sens comptable est une catégorie de société ou d’entreprise définie par ses seuils. C’est cette catégorie qui peut demander la confidentialité des comptes. De l’autre, le micro-entrepreneur relève d’un régime micro-fiscal et micro-social, souvent appelé auto-entrepreneur.
Un entrepreneur individuel au régime micro n’est généralement pas concerné par la déclaration de confidentialité des comptes annuels, car il ne dépose pas habituellement de comptes annuels au greffe comme une société commerciale. Une SASU, une EURL ou une SARL peut en revanche être qualifiée de micro-entreprise au sens du Code de commerce si elle respecte les seuils et les exclusions.
Une petite entreprise qui dépasse les seuils de la micro-entreprise n’a pas nécessairement la même protection : elle peut, dans certaines conditions, demander une confidentialité limitée à son compte de résultat. La déclaration de confidentialité doit donc être choisie en fonction de la catégorie comptable exacte de la société, et non du régime fiscal du dirigeant.
