Publié par : Anaëlle Quivrin-Tessier — Rédactrice spécialisée en nouvelles technologies
Relu, corrigé et validé par : Jean Lemoine — Rédacteur en chef
SharePoint est une plateforme Microsoft conçue pour centraliser les documents, les informations et la collaboration au sein d’une organisation. Elle permet de créer des espaces de travail, des intranets et des bibliothèques documentaires sécurisées, accessibles depuis un navigateur, Microsoft Teams ou un appareil mobile. Son rôle dépasse donc le simple stockage de fichiers.
Une plateforme pour organiser le travail et l’information
SharePoint peut être utilisé comme un environnement numérique commun. Chaque équipe, service ou projet dispose d’un espace pour retrouver les contenus utiles, suivre les informations et travailler à plusieurs sur des documents. Microsoft propose des sites d’équipe, destinés à la collaboration quotidienne, et des sites de communication, davantage orientés vers la diffusion d’actualités, de procédures ou de ressources internes.
Selon les besoins, SharePoint peut remplir plusieurs fonctions. Il peut servir de GED, c’est-à-dire de solution de gestion électronique de documents, d’intranet, de plateforme de gestion de contenu ou de base pour des processus internes. Une entreprise peut par exemple y publier son règlement, organiser ses dossiers clients, partager les documents d’un projet et diffuser les actualités de la direction.
Des bibliothèques et des listes plutôt que de simples dossiers
Les documents sont généralement rangés dans des bibliothèques documentaires. Elles ressemblent à des dossiers partagés, mais proposent des fonctions plus avancées : historique des versions, recherche, droits d’accès, colonnes de classement et vues personnalisées. Les listes SharePoint servent, elles, à structurer des informations sous forme de tableaux : suivi de demandes, inventaire, annuaire, échéances ou actions à traiter.
Cette différence compte. Un serveur de fichiers conserve principalement une arborescence de dossiers, tandis que SharePoint permet de qualifier un contenu. Un contrat peut ainsi être retrouvé par son client, son statut, sa date d’échéance ou son responsable grâce aux métadonnées, sans dépendre uniquement de l’emplacement où il a été enregistré.
Ce que SharePoint apporte à la gestion documentaire
La première utilité de SharePoint est de réduire la dispersion des fichiers entre les messageries, les disques locaux et les répertoires réseau. Au lieu d’envoyer plusieurs pièces jointes par e-mail, les collaborateurs travaillent sur un même document partagé. Ils identifient plus facilement la bonne version et peuvent consulter les modifications précédentes si nécessaire.
- Gestion des versions : SharePoint conserve l’historique des modifications d’un fichier.
- Coédition : plusieurs personnes peuvent travailler sur un même document, notamment avec les outils Microsoft 365 compatibles.
- Droits d’accès : les administrateurs ou propriétaires de site définissent qui peut lire, modifier ou partager un contenu.
- Recherche : les utilisateurs retrouvent plus rapidement un document grâce à son nom, son contenu ou ses métadonnées.
- Validation et automatisation : certains circuits, comme l’approbation d’un document, peuvent être déclenchés par des workflows.
Le cycle de vie du document, souvent oublié
Un espace SharePoint efficace ne consiste pas à déplacer tous les anciens dossiers dans le cloud. Il faut aussi définir le parcours du document : création, relecture, validation, publication, archivage ou suppression. Cette organisation évite que la bibliothèque devienne une accumulation de fichiers obsolètes et difficiles à retrouver.
Chaque espace doit répondre à un usage précis. L’information fréquemment consultée doit être facilement accessible, les documents sensibles doivent rester dans un espace protégé et les archives doivent être séparées des contenus utilisés au quotidien. Cette organisation aide les nouveaux arrivants à s’orienter et réduit le temps consacré aux recherches par les équipes déjà en place.
SharePoint, Teams, OneDrive : qui fait quoi ?
Ces outils sont complémentaires, mais ils ne répondent pas exactement au même besoin. La confusion est fréquente dans les organisations qui utilisent Microsoft 365. OneDrive correspond principalement à l’espace de travail individuel, Teams aux conversations et à la coordination des équipes, tandis que SharePoint fournit les sites, les contenus partagés et la gestion documentaire.
| Outil | Usage principal | Pour qui ? | Point à retenir |
|---|---|---|---|
| SharePoint | Sites, intranet, bibliothèques et listes | Équipes, services et organisation | Structure et gouverne l’information partagée |
| OneDrive for Business | Fichiers personnels de travail | Chaque collaborateur | Utile pour préparer ou synchroniser ses documents |
| Microsoft Teams | Conversations, réunions et canaux | Groupes de travail | Les fichiers d’un canal d’équipe sont liés à SharePoint |
| Serveur de fichiers | Stockage en dossiers sur le réseau interne | Utilisateurs autorisés | Moins adapté à la coédition, aux métadonnées et aux sites |
Dans Microsoft Teams, l’onglet Fichiers d’un canal s’appuie sur SharePoint pour le stockage partagé. OneDrive facilite de son côté la synchronisation de bibliothèques SharePoint sur un ordinateur. Cette continuité permet d’accéder aux documents depuis les outils utilisés au quotidien, tout en conservant une structure commune.
SharePoint Online ou SharePoint Server : le choix du déploiement
SharePoint existe sous deux approches principales. SharePoint Online est hébergé dans le cloud Microsoft et s’inscrit généralement dans l’environnement Microsoft 365. SharePoint Server est installé sur des serveurs gérés par l’organisation, dans une logique dite on-premise.
| Critère | SharePoint Online | SharePoint Server |
|---|---|---|
| Hébergement | Cloud Microsoft | Infrastructure locale de l’organisation |
| Maintenance | Réduite côté infrastructure | Assurée par les équipes internes ou un prestataire |
| Accès à distance | Conçu pour un accès via Internet et navigateur | Dépend de la configuration réseau mise en place |
| Contrôle de l’environnement | Cadre cloud Microsoft | Maîtrise locale plus poussée |
SharePoint Online convient souvent aux organisations déjà équipées de Microsoft 365 et engagées dans le travail hybride. SharePoint Server peut répondre à des contraintes particulières d’infrastructure, de contrôle local ou d’intégration au système d’information existant. Le choix doit tenir compte des exigences de sécurité, des compétences d’administration disponibles et des usages réels, plutôt que d’une préférence technique.
Quand SharePoint devient réellement utile dans une organisation
SharePoint prend tout son sens lorsque les équipes perdent du temps à chercher la bonne information, que les fichiers circulent en plusieurs copies ou que les droits d’accès deviennent difficiles à maîtriser. Il peut convenir à une direction qui diffuse des communications internes, à un service RH qui centralise des ressources, à une équipe projet qui coédite des livrables ou à un service administratif qui suit des demandes récurrentes.
Des intégrations qui étendent les usages
La plateforme peut être connectée à Power Automate pour automatiser une demande de validation, à Power Apps pour créer une application métier simple, à Power BI pour visualiser des données issues de listes, ou à Viva Connections pour rendre l’intranet plus accessible dans l’environnement collaboratif. Les pages SharePoint peuvent aussi intégrer des composants WebPart afin d’afficher une actualité, une bibliothèque, un tableau de bord ou des liens utiles.
Les conditions pour éviter un espace désordonné
SharePoint n’organise pas l’information à la place de l’entreprise. Un projet réussi suppose une gouvernance claire : nommage des sites, responsables désignés, règles de partage, structure documentaire limitée, droits définis et formation des utilisateurs. Il est préférable de commencer par quelques cas d’usage concrets, puis d’élargir progressivement, plutôt que de créer de nombreux sites sans règles communes.
SharePoint est adapté si l’objectif est de centraliser, partager, rechercher et sécuriser l’information tout en favorisant le travail collaboratif. Il ne remplace pas automatiquement tous les outils existants, mais il peut devenir la colonne vertébrale documentaire et informationnelle d’une organisation qui utilise Microsoft 365.
